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社内文書・社外文書の種類

〇社内文書の種類
<通知書>
業務上の決まりごとや事実を通知する文書。連絡手段よく用いられるものもあり、複数の人に案内等に使用する場合は回覧文書とも呼ばれることもある。

<報告書>
部下が上司等に事実内容の報告をする場合に使用する文書。営業報告書・出張報告書など経過報告する場合も報告書を使用する。

<企画書>
自ら企画・調査・経過を文書として作成したものを企画書といいます。

<稟議書>
提案・企画等の文書を、上司等の権限ある方に決済・承認してもらうために提出する文書。稟議書の出来一つで企画が善し悪しも判断されることも多い。

<通達書>
通達書とは、会社の代表等の取締役などの責任者からの指示・命令等を知らせる文書。

<議事録>
議事録は、株主総会や取締役会など会議の経過や決定事項を細かく記録した文書。議事録は後々の周知のための性質も持っているので、わかりやすく記録することが重要です。

<届出書>
届出書は一般的な従業員は最もポピュラーな文書です。例えば、休暇届・早退届等会社に届け出るための文書

<始末書>
これは、出来れば作成したくない文書ですが、ミスが誰でもあるので後々に同じミスを繰り返さないように原因や対策も含めて報告し、反省内容を加えた文書
〇社外文書の種類
<依頼書>
取引先等に要望を伝え、お願いするための文書。仕事の依頼はもちろん、協力依頼なども含まれる。

<注文書>
注文や発注する場合に使用する文書。数量や商品を間違えると損害が出る場合もあるので、丁寧なチェックが必要になります。

<請求書>
商品代金やサービスの対価として支払いを請求するための文書

<送付状>
書類や資料などを送付するための文書。FAXも送付状を使用する。

<照会状>
相手方に不明な点や、質問に対しての回答をお願いするための文書

<招待状>
その名の通り、会社のイベントや会合等に招待するための文書。招待状にはかならず日時や会場などを書き添える

<謝罪文>
詫び状とも言いますが、自らのミスを認め相手に誠意を込めて謝罪する気持ちを伝える文書。今後の対策やミスが起きた原因も書き添える。


松浦行政書士事務所・無料相談センターサポート地域
<茨城県>
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